I. पृष्ठभूमि
यह दस्तावेज़ नियंत्रण लागू करने और संगठन में धोखाधड़ी की रोकथाम और पता लगाने में सहायता करने के लिए एक धोखाधड़ी विरोधी नीति निर्धारित करता है। नीति का उद्देश्य नियंत्रण के विकास के लिए जिम्मेदारी सौंपकर और संदिग्ध धोखाधड़ी व्यवहार की रिपोर्टिंग और जांच के संचालन के लिए दिशानिर्देश प्रदान करके सुसंगत कानूनी और नैतिक संगठनात्मक व्यवहार को बढ़ावा देना है।
I. नीति का दायरा
यह नीति लाइफ सेविंग आर्गेनाइजेशन (जिसे संगठन भी कहा जाता है) में किसी भी धोखाधड़ी या संदिग्ध धोखाधड़ी पर लागू होती है, जिसमें कर्मचारी (अनुबंधित कर्मचारियों सहित) के साथ-साथ सदस्य, अधिवक्ता, सलाहकार, स्वयंसेवक, आपूर्तिकर्ता, सेवा प्रदाता, ठेकेदार, उधारदाता, उधारकर्ता, बाहरी एजेंसियां और/या लाइफ सेविंग आर्गेनाइजेशन के साथ व्यावसायिक संबंध रखने वाले अन्य पक्ष शामिल होते हैं।
कोई भी आवश्यक जांच गतिविधि संदिग्ध अपराधी की सेवा अवधि, पद/पदवी या संगठन के साथ संबंध की परवाह किए बिना की जाएगी।
नीति के उद्देश्य
यह नीति नियंत्रण लागू करने के लिए तैयार की गई है, ताकि धोखाधड़ी का पता लगाने और रोकथाम, किसी धोखाधड़ी या संदिग्ध धोखाधड़ी की रिपोर्टिंग और धोखाधड़ी से संबंधित मुद्दों से उचित तरीके से निपटने की प्रणाली उपलब्ध कराई जा सके।
नीति का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि:-
(i) प्रबंधन धोखाधड़ी, गबन और अन्य अनुचित आचरण का पता लगाने और रोकथाम के लिए अपनी जिम्मेदारी से अवगत है। प्रबंधन को यह सुनिश्चित करना है कि संगठन में ऐसी प्रक्रियाएं और प्रणालियाँ मौजूद हों जो धोखाधड़ी और अनियमितताओं की घटनाओं और अवसरों को कम से कम करें।
(ii) किसी भी धोखाधड़ी का पता चलने या संदेह होने पर उसकी सूचना प्रारंभिक जांच के समन्वय के लिए नामित नोडल अधिकारी को तुरंत दी जानी चाहिए।
(iii) धोखाधड़ी गतिविधियों की जांच करना।
IV. धोखाधड़ी की परिभाषा
धोखाधड़ी किसी तथ्य या किसी अन्य अवैध कार्य का गलत प्रस्तुतीकरण या छिपाना है, जो जानबूझकर स्वयं को या दूसरों को गलत लाभ पहुंचाने और/या दूसरों को गलत नुकसान पहुंचाने के लिए किया जाता है।
I. धोखाधड़ी की श्रेणी में आने वाली कार्यवाहियां
धोखाधड़ी या संदिग्ध धोखाधड़ी शब्द का तात्पर्य निम्नलिखित से है, लेकिन यह इन्हीं तक सीमित नहीं है:-
(i) संगठन से संबंधित किसी भी दस्तावेज़ या खाते की जालसाजी या परिवर्तन।
(ii) चेक, बैंक ड्राफ्ट या किसी अन्य वित्तीय साधन, वित्तीय दस्तावेज और व्यक्तिगत दावों आदि की जालसाजी या परिवर्तन।
(iii) धन, प्रतिभूतियों, आपूर्तियों या अन्य परिसंपत्तियों आदि का दुरुपयोग।
(iv) नियुक्तियों, नियुक्तियों, निविदा समिति की सिफारिशों, इकाई और परियोजना मूल्यांकन, रिपोर्ट प्रस्तुत करने आदि के मामलों में तथ्यों को जानबूझकर दबाना/धोखा देना, जिसके परिणामस्वरूप किसी एक को गलत लाभ होता है और/या अन्य को गलत हानि होती है।
(v) संगठन के धन का व्यक्तिगत उद्देश्यों के लिए उपयोग करना।
(vi) प्रदान न की गई सेवाओं के लिए भुगतान को अधिकृत करना या प्राप्त करना।
(vii) संगठन के अभिलेखों या किसी अन्य परिसम्पत्तियों को नष्ट करना, उनका निपटान करना और हटाना, जिसका गुप्त उद्देश्य तथ्यों में हेरफेर करना और उन्हें गलत तरीके से प्रस्तुत करना हो, ताकि संदेह/दमन/धोखाधड़ी पैदा हो, जिसके परिणामस्वरूप वस्तुनिष्ठ मूल्यांकन/निर्णय नहीं लिया जा सकेगा।
(viii) धन या वित्तीय लेनदेन के संचालन या रिपोर्टिंग में अनुचितता।
(ix) संगठन की गतिविधियों की अंदरूनी जानकारी के परिणामस्वरूप मुनाफाखोरी।
(x) गोपनीय एवं स्वामित्व संबंधी जानकारी को बाहरी पक्षों के समक्ष प्रकट करना।
(xi) एलएसओ के आचरण, अनुशासन और अपील नियमों का उल्लंघन करते हुए सदस्यों, अधिवक्ताओं, सलाहकारों, स्वयंसेवकों, विक्रेताओं, उधारदाताओं, उधारकर्ताओं और संगठन को सेवाएं/सामग्री प्रदान करने वाले व्यक्तियों से भौतिक मूल्य की कोई भी वस्तु स्वीकार करना या मांगना।
(xii) कोई भी समान या उचित रूप से संबंधित आचरण।
IV. अन्य उचित आचरण में
किसी कर्मचारी के नैतिक, आचारिक या व्यवहारिक आचरण से संबंधित संदिग्ध अनियमितताओं का समाधान नोडल अधिकारी के बजाय मानव संसाधन इकाई द्वारा किया जाना चाहिए।
यदि इस बारे में कोई प्रश्न हो कि कोई कार्य धोखाधड़ी है या नहीं, तो मार्गदर्शन के लिए नोडल अधिकारी से संपर्क किया जा सकता है।
V. रिपोर्टिंग प्रक्रिया:
किसी कर्मचारी, अधिवक्ता, सलाहकार, स्वयंसेवक, विक्रेता, ठेकेदार, उधारकर्ता, ऋणदाता या संगठन के साथ व्यावसायिक संबंध रखने वाले अन्य व्यक्ति को धोखाधड़ी या संदिग्ध धोखाधड़ी का पता चलने पर इसकी सूचना नामित नोडल अधिकारी को देनी चाहिए। मामले की लिखित रूप में रिपोर्ट की जा सकती है। यदि कोई कर्मचारी या अन्य व्यक्ति लिखित रूप में रिपोर्ट करने के लिए तैयार नहीं है, तो वह नोडल अधिकारी के समक्ष अपना बयान दर्ज करवा सकता है। नोडल अधिकारी ऐसे धोखाधड़ी की रिपोर्ट करने वाले अधिकारी/कर्मचारी/अन्य व्यक्ति की पहचान का विवरण बनाए रखेगा।
नोडल अधिकारी रिपोर्टिंग करने वाले व्यक्ति की पहचान के बारे में गोपनीयता बनाए रखेगा और किसी भी परिस्थिति में किसी अनाधिकृत व्यक्ति से इस बारे में चर्चा नहीं करेगा। संगठन धोखाधड़ी या संदिग्ध धोखाधड़ी से संबंधित जानकारी देने वाले व्यक्तियों के खिलाफ किसी भी तरह की प्रतिशोधात्मक कार्रवाई को बर्दाश्त नहीं करेगा। संगठन धोखाधड़ी या संदिग्ध धोखाधड़ी से संबंधित जानकारी देने वाले शिकायतकर्ता/व्यक्ति को उत्पीड़न से सुरक्षा प्रदान करेगा।
नोडल अधिकारी ऐसी सूचना मिलने पर त्वरित कार्रवाई करेंगे तथा यह सुनिश्चित करेंगे कि सभी प्रासंगिक रिकार्ड, दस्तावेज और अन्य साक्ष्यों को अपने कब्जे में ले लिया जाए या संदिग्ध व्यक्तियों/अधिकारियों द्वारा छेड़छाड़, नष्ट या हटाए जाने से बचाया जाए।
रिपोर्ट प्राप्त होने पर, नोडल अधिकारी द्वारा रिपोर्टिंग व्यक्ति को निम्नलिखित जानकारी दी जाएगी:-
(i) तथ्यों का पता लगाने या क्षतिपूर्ति की मांग करने के लिए संदिग्ध व्यक्ति से संपर्क न करें।
(ii) गोपनीयता का पूरा ध्यान रखें। मामले, तथ्यों, संदेहों या आरोपों पर किसी से चर्चा न करें, जब तक कि नोडल अधिकारी द्वारा विशेष रूप से ऐसा करने के लिए न कहा जाए।
VI. (ए) धोखाधड़ी/संदिग्ध धोखाधड़ी की जांच:
प्रारंभिक जांच करना नोडल अधिकारी की प्राथमिक जिम्मेदारी होगी। संदिग्ध धोखाधड़ी की रिपोर्ट करने वाले कर्मचारी को व्यक्तिगत रूप से जांच करने का प्रयास नहीं करना चाहिए। उसे संदिग्ध धोखाधड़ी से संबंधित किसी भी व्यक्ति से साक्षात्कार या पूछताछ नहीं करनी चाहिए।
संदिग्ध धोखाधड़ी की जांच में शामिल नोडल अधिकारी या कोई अन्य कर्मचारी जांच गतिविधि की सामग्री को पूरी तरह गोपनीय रखेगा।
परिणामों को उन लोगों के अलावा किसी अन्य के साथ प्रकट या चर्चा नहीं किया जाना चाहिए, जिन्हें इसे जानने की वैध आवश्यकता है।
नोडल अधिकारी संदिग्ध धोखाधड़ी की रिपोर्ट में शामिल प्रत्येक व्यक्ति के अधिकारों और प्रतिष्ठा की रक्षा करने के लिए हर संभव प्रयास करेगा, जिसमें सद्भावपूर्वक कथित कदाचार का आरोप लगाने वाला व्यक्ति और कथित उल्लंघनकर्ता भी शामिल हैं।
यदि नोडल अधिकारी यह निर्धारित करता है कि कोई रिपोर्ट विश्वसनीय नहीं है या धोखाधड़ी की रिपोर्ट नहीं है, तो उसे इस निर्धारण का दस्तावेजीकरण करना होगा। नोडल अधिकारी के दस्तावेजीकरण में निर्धारण के लिए समर्थन शामिल होना चाहिए।
यदि प्रारंभिक जांच में धोखाधड़ी की गतिविधियां प्रमाणित होती हैं, तो नोडल अधिकारी घटना रिपोर्ट तैयार करेगा तथा उसे आगे की जांच के लिए सतर्कता इकाई को भेजने हेतु अनुमोदन हेतु संबंधित इकाई के निदेशक को भेजेगा।
सतर्कता विभाग द्वारा जांच पूरी होने के बाद, सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन से उचित कार्रवाई की जाएगी, जिसमें प्रशासनिक कार्रवाई, अनुशासनात्मक कार्रवाई, बोर्ड/लेखा समिति को रिपोर्ट करना, सिविल या आपराधिक कार्रवाई या यदि यह साबित हो जाता है कि धोखाधड़ी नहीं की गई है तो मामले को बंद करना आदि शामिल हो सकता है। यह कार्रवाई जांच के परिणाम पर निर्भर करेगी।
सतर्कता विभाग अपने द्वारा की गई जांच के परिणामों से नोडल अधिकारी को अवगत कराएगा। दोनों के बीच निरंतर समन्वय बनाए रखा जाएगा।
(बी) प्रारंभिक और अंतिम जांच के लिए समय सीमा
धोखाधड़ी/संदेहास्पद धोखाधड़ी की रिपोर्ट की प्रारंभिक और अंतिम जांच पूरी करने की समय-सीमाएं निम्नलिखित हैं:-
(i) प्रारंभिक जांच
नोडल अधिकारी धोखाधड़ी/संदेहास्पद धोखाधड़ी की रिपोर्ट की तिथि से 30 दिनों के भीतर प्रारंभिक जांच पूरी कर जांच रिपोर्ट प्रस्तुत करेगा। यदि नोडल अधिकारी 30 दिनों में जांच रिपोर्ट पूरी कर प्रस्तुत करने में सक्षम नहीं है।
कार्यात्मक निदेशक प्रारंभिक जांच रिपोर्ट प्राप्त होने की तिथि से सामान्यतः 10 दिनों के भीतर सतर्कता इकाई द्वारा अंतिम जांच हेतु अनुमोदन प्रदान करेंगे।
(ii) अंतिम जांच
सतर्कता इकाई प्रारंभिक रिपोर्ट प्रस्तुत करने की तिथि से दो माह के भीतर अंतिम जांच पूरी करेगी तथा जांच रिपोर्ट प्रस्तुत करेगी, या नोडल अधिकारी द्वारा अनुमत अवधि बढ़ाई जाएगी।
VII. अनुशासनात्मक कार्रवाई:
इस नीति का अनुपालन न करने पर निम्नलिखित मामलों में अनुशासनात्मक कार्रवाई की जाएगी:-
(i) कोई भी कर्मचारी जो किसी भी प्रकार की धोखाधड़ी में लिप्त पाया जाता है, उसके विरुद्ध अनुशासनात्मक कार्रवाई की जाएगी।
(ii) कोई कर्मचारी जो धोखाधड़ी की गतिविधि का संदेह करता है या पता लगाता है और इस नीति के अनुसार इसकी रिपोर्ट करने में विफल रहता है या कोई कर्मचारी जो जानबूझकर गलत या भ्रामक जानकारी देता है, उसके खिलाफ अनुशासनात्मक कार्रवाई की जाएगी।
(iii) जिस विभाग में धोखाधड़ी की गई है, उस विभाग का कोई कर्मचारी नोडल अधिकारी/सतर्कता इकाई को नहीं देता है, तथा कर्मचारी या अन्य व्यक्ति द्वारा की गई संदिग्ध धोखाधड़ी की प्रत्येक रिपोर्ट अनुशासनात्मक कार्रवाई के अधीन है।
VIII. धोखाधड़ी की रोकथाम
(i) प्रबंधन धोखाधड़ी को रोकने और धोखाधड़ी होने पर उसका पता लगाने के लिए प्रक्रियाएं, जांच और नियंत्रण स्थापित करके धोखाधड़ी का पता लगाना और रोकथाम सुनिश्चित करेगा।
(ii) उपर्युक्त के अतिरिक्त, प्रबंधन निम्नलिखित के लिए जिम्मेदार होगा-
क) कर्मचारियों को उनके क्षेत्र में होने वाली संभावित अनियमितताओं के बारे में शिक्षित करना,
ख) ऐसी संस्कृति का निर्माण करना जिससे कर्मचारियों को किसी भी धोखाधड़ी या संदिग्ध धोखाधड़ी की सूचना देने के लिए प्रोत्साहित किया जा सके, बिना किसी डर के।
ग) एलएसओ नियमों के माध्यम से संगठन द्वारा अपनाए गए नैतिक सिद्धांतों के बारे में कर्मचारियों में जागरूकता को बढ़ावा देना।
(iii) संगठन के अनुबंधों, मंजूरी, ऋण/सब्सिडी/अनुदान समझौतों की सामान्य शर्तों में संशोधन किए जाएंगे जहां सभी बोलीदाताओं/सेवा प्रदाताओं/विक्रेताओं/ऋणदाताओं/उधारकर्ताओं/परामर्शदाताओं आदि को यह प्रमाणित करना होगा कि वे एलएसओ की धोखाधड़ी विरोधी नीति का पालन करेंगे और संगठन में काम करने वाले किसी अन्य व्यक्ति को धोखाधड़ी की गतिविधियों में शामिल नहीं होने देंगे या ऐसा करने की अनुमति नहीं देंगे और जैसे ही उनके ध्यान में आएगा वे धोखाधड़ी/संदेहास्पद धोखाधड़ी के बारे में संगठन को तुरंत सूचित करेंगे। ऐसा करने में विफल रहने की स्थिति में, संगठन उन्हें भविष्य के लेन-देन के लिए प्रतिबंधित कर सकता है। यह शर्त ऋण/सब्सिडी/अनुदान आवेदन जमा करने और आपूर्तिकर्ताओं और सेवा प्रदाताओं के साथ ऋण/सब्सिडी/अनुदान समझौतों और अनुबंधों के निष्पादन के समय दस्तावेजों का हिस्सा बनेगी।
(iv) संगठन अपने कर्मचारियों को धोखाधड़ी का पता लगाने और रोकथाम पर प्रशिक्षण कार्यक्रमों, सेमिनारों और कार्यशालाओं में भाग लेने के लिए भेजेगा।
IX. गलत रिपोर्ट
(i) 1.00 लाख रुपये और उससे अधिक की राशि से संबंधित सभी धोखाधड़ी की रिपोर्ट सतर्कता इकाई द्वारा अंतिम जांच में साबित होने के बाद राष्ट्रीय कार्यालय द्वारा बोर्ड को तुरंत भेजी जाएगी।
(ii) प्रारंभिक जांच में सिद्ध सभी धोखाधड़ी से संबंधित जानकारी नोडल अधिकारी द्वारा निदेशकों की लेखा परीक्षा समिति के समक्ष रखी जाएगी।
X. नीति का प्रशासन:
संगठन के निदेशक इस नीति के प्रशासन, व्याख्या, अनुप्रयोग और आवधिक समीक्षा के लिए जिम्मेदार हैं। हालाँकि, नीति के किसी भी खंड की व्याख्या में मतभेद होने की स्थिति में अध्यक्ष और प्रबंध निदेशक का निर्णय अंतिम होगा।
